Pengertian Arsip dan kearsipan sistem Abjad

Pengertian arsip
Menurut Etimologi
Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan

Menurut The Liang Gie
Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut Kami
Arsip adalah kumpulan warkat yang dikirim/ diterima suatu instansi atau perusahaan maupun perorangan yang disimpan secara teratur menggunakan sistem tertentu sehingga dapat mempermudah pada saat pencarian untuk digunakan kembali secara cepat dan tepat.

Tujuan Kearsipan

1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Asas Kearsipan
Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:

1. 1.    Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.
Keuntungan asas Sentralisasi:

1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:

1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

 2.    Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.
Keuntungan asas Desentralisasi:

1. Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelamahan asas Desentralisasi:

1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.

 3.   Asan Gabungan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.


Fungsi Arsip
Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:

1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:

1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Indeks       
Definisi
Indeks adalah suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.


Filling  Sistem Abjad (Alphabetic Filling System)
Kearsipan sistem abjad adalah penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan urutan abjad. Untuk surat masuk, judulnya diambil berdasarkan nama pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama alamat/penerima surat.
Perlengkapan Filling Sistem Abjad

1. Filling Cabinet, yaitu lemari tempat menyimpan arsip, terdiri dari:
   1. Driver type filling cabinet, yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik ke luar-ke dalam, biasanya arsip disimpan secara vertikal.
   2. Lateral filling cabinet, yaitu lemari arsip yang berpintu yang memlpunyai papan alas untuk menaruh arsip. Laci ada 6 yaitu:

 Laci I diberi kode A-D
Laci II diberi kode E-H
Laci III diberi kode I-L
Laci IV diberi kode M-P
Laci V diberi kode Q-U
Laci VI diberi kode V-Z

1.  Guide, yaitu arsip petunjuk atau tanda batas, yang berfungsi sebagai pembatas arsip atau petunjuk arsip yang ada di belakangnya. Guidenya ada 26.
2. Folder, yaitu map arsip, biasanya terbuat dari plastik atau kertas tebal. Folder ada 33.
3. Pelubang kertas
4. Clip
5. Lem
6. Gunting
7. Penggaris
8. Alat tulis

Semoga bermanfaat.....