Sistem Kearsipan

Pengertian Kearsipan

Sebelum kita mempelajari sistem kearsipan, marilah kita kenali lebih jauh apa itu arsip. Arsip adalah pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap tanpa arsip. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sisitem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu  archium  yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.

Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1. Mempunyai arti

2. Masih mempunyai kegunaan

3. Disimpan dengan teratur.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :

1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :

1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Hal-hal yang perlu diperhatikan lingkup kearsipan atau disebut juga tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan utama yaitu:

1. Penciptaan arsip/warkat

2. Pemiliha arsip/warkat

3. Pengendalian arsip/warkat

4. Penyimpanan arsip/warkat

5. Perawatan arsip/warkat

6. Pemusnahan arsip/warkat

a. Menurut Milton Reilzfeld, kegunaan arsip yaitu :

    1. Values for administrative use

    2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)

    3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)

    4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)

    5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)

    6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)

b. Menurut Ensiklopedia administratif yaitu

    1. Guna informatoris

    2. Guna yuridis

    3. Guna historis

    4. Guna ilmiah

 Sistem Kearsipan

Sistem pengarsipan atau sistem kearsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Sistem ini dibuat untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Hal ini merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi yang tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan, agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan juga sangat dibutuhkan dalam pelakasanaan administrasi, karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor.

Pada dasarnya sistem kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :

1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)

2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )

3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)

4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)

5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

 Semoga bermanfaat.....