PENGETAHUAN MESIN KANTOR

A. Kantor dan Pekerjaan Kantor

Untuk memudahkan kita dalam memahami dan mempelajari mesin-mesin kantor, terlebih dahulu kita harus mengetahui istilah kantor dan pekerjaan kantor. Istilah kantor yang biasa dipakai dan dikenal dalam masyarakat Indonesia, berasal dari bahasa Belanda kantoor, sedangkan dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah office.

Kantoor mempunyai empat pengertian yaitu:

1. Ruang, kamar kerja, atau ruang tulis;
2. Markas atau ruang seseorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya;
3. Biro atau tempat kedudukan seorang pimpinan;
4. Instansi, badan jawatan, atau perusahaan.

Office mempunyai enam pengertian, yaitu:

1. Kewajiban, tugas, atau fungsi
2. Jabatan
3. Markas atau ruang seorang pimpinan beserta stafnya menjalankan aktifitas usaha pokoknya
4. Jasa pelayanan
5. Tugas, pekerjaan, atau komposisi unsure-unsur tertentu
6. tempat atau ruang yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha.

Dari pengertian di atas istilah yang paling dekat dengan maksud orang Indonesia bila mengatakan kantor adalah:

1. Tempat, pusat, atau markas pimpinan
2. Gedung, ruangan, kompleks, atau tempat pekerjaan tata usaha
3. Ruang kerja atau ruang tulis seseorang
4. Jabatan, dinas
5. pusat atau tempat usaha.

Apabila dirangkum lagi, maka terdapat tiga pengertian utama dalam istilah kantor yaitu:

1. Tempat kedudukan dan kerja seseoran
2. Jabatan seseorang dalam pekerjaan
3. Tugas seseorang dalam pekerjaan.

Dari beberapa pengertian di atas, baik bahasa Belanda maupun Ingris, dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan suatu unit orbanisasi yang terdiri dari tempat, personel. Dan operasi atau aktivitas ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi.

Sementara itu, pekerjaan kantor yang dalam bahasa Inggris disebut Office Work merupakan pekerjaan pelayanan (service unit) atau pekerjaan-pekerjaan yang membantu pekerjaan pokok (operatif) untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut George Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan serta pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu lancasan fakta bai tindakan control pinpinan.

Selain Office Work, dalam bahasa Inggris pekerjaan disebut juga dengan istilah pekerjaan tulis (Clerical Work) dan pekerjaan kertas (Paper Work).Disebut pekerjaan tulis karena dalam setiap bekerja, seseorang pada umumnya menulis, disebut pekerjaan kertas karena dalam setiap pekerjaan selalu membutuhkan kertas. Pada hakikatnya, pekerjaan kertas adalah pekerjaan surat-menyurat yang terdiri dari:

1. Penerimaan
2. Pencatatan, meliputi registrasi, agenderen, penomoran, dan sebagainya
3. Penyortiran, meliputi identifikasi, klasifikasi, penyediaan, interpretasi, transformasi menjadi diagram, grafik, statistik, table, ikhtisar vademekum, buku pintar dan sebagainya
4. penyimpanan meliputi filing,microfilming, konservasi, dokumentasi dan sebagainya
5. Pengiriman, meliputi pengiriman melalui pos biasa, segera, kilat tercatat, telegrafi, radiografi, telexing, dinas, kurir, dan sebagainya.

Istilah office work, clerical work maupun paper work dapat dirumuskan ke dalam bahasa Indinesia denga satu istilah, yaitu tata usaha. Tata usaha dapat diartikan sebagai suatu rangkaian aktifitas untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Pekerjaan kantor yang merupakan kegiatan tata usaha adalah tugas pelayanan di bidang informasi dan komunikasi yang terwujud dalam enam pola kelompok kegiatan sebagai berikut:

1. Menghimpun
Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga siap dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan.
2. Mencatat
Mencatat adalah kegiatan membukukan setiap informasi yang berhasil dihimpun ke dalam bentuk tulisan, grafik, gambar, lukisan, rekaman suara, rekaman gambar (foto dan video), maupun dalam bentuk kode atau simbul lainnya sehingga dapat dibaca, dilihat, dan dikirim kepada pihak yang membutuhkan untuk dipakai atau disimpan.
3. Mengolah
Mengolah adalah kegiatan untuk mengubah informasi atau data ke dalam bentuk yang mempunyai nilai guna lebih, bila dibandingkan sebelumnya dan digunakan bagi kepentingan lembaga.
4. Menggandakan
Menggandakan adalah kegiatan untuk memperbanyak informasi atau data yang telah berhasil dicatat, ditulis, maupun direkam sebanyak jumlah yang dibutuhkan oleh suatu lembaga melalui fotokopi, stensil, sheet, atau dengan cara-cara perbanyakan yang lain.
5. Mengirim
Mengirim adalah kegiatan menyampaikan atau mendistribusikan informasi ke baerbagai pihak yang membutuhkan, baik melalui pos, kurir, telepon, telex, fax, radio, maupun dengan alat-alat komunikasi lainnya.
6. Menyimpan

Menyimpan adalah kegiatan untuk menempatkan informasi yang telah dicatat dengan berbagai cara dan alat dalam suatu tempat tertentu yang dianggap aman sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, informasi tersebut mudah ditemukan.

B. Mesin-mesin Kantor

Mensin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor diantaranya adalah computer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya.

C. Klasifikasi Mesin-mesin Kantor

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin, mesin kantor

1. Tenaga penggerak

Menurut tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu:

a. Mesin manual, adalah mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.

b. Mesin Listrik

Mesin listrik, adalah mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

2. Cara kerja komponen mesin

Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu:

a. Mesin mekanis, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada eaktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yangdigerakkan dengan tenaga listrik.

b. Mesin elektronik, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik.

3. Fungsi

Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi delapan yaitu:

a. Mesin penghimpun data atau informasi

· Mesin penjilid (binding machine)

· Stapler (hecht machine)

b. Mesin pemisah

· Mesin pembuka surat (letter opener)

· Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)

· Mesin pelubang kertas (punch card machine)

· Mesin penghancur dokumen (shredder)

· Asahan pensil (pencil sharpener)

c. Mesin pencatat data atau informasi

· Mesin dikte (dictating machine)

· Mesin tik (typewriter)

· Mesin penomor (numbering machine)

· Mesin pencetak perangko (franking machine)

· Stampel (time dan date stamps)

· Pencatat uang kas (cash register)

· microfilm

d. Mesin pengolah data

· Mesin jumlah (adding machine)

· Mesin hitung (calculating machine)

· Komputer

e. Mesin pengganda

· Mesinstensil (stencil duplicator)

· Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)

· Mesin fotokopi

· Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)

· Mesin offset

f. Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)

· Telepon

· Telex

· Faksimile

· Modem

· Intercom

· Radio paging

· Teleprinter

· Telefoto

· Telecopier

· Handy talky (HT)

g. Mesin mengaman dan penyaman

· Pengaman data (data safes)

· Kipas angin (fan)

· Air conditioner (AC)

· Tirai udara (air curtain)

h. Mesin pengontrol

· Mesin presensi

· Close circuit television (CCTV)